一昔前は回覧する形で回していた会社の飲み会案内。今どきは、便利なメールを利用するのが主流ですよね。
しかし社内メールだと、大量の仕事メールに紛れてしまい、飲み会案内を見落としてしまうことも考えられます。
そこで活用したいのが「リマインドメール」。
案内を送ったメンバーに改めてお知らせを入れることで、参加率のアップも期待できます。
今回はデキる飲み会幹事のための、リマインドメール活用術、具体的な文例をご紹介していきたいと思います。
出欠の返事がない！という人への、リマインドメール文例
案内メールに出欠の返事をしてくれない！
という困り者は案外いるものです。こういった人への対策として、出欠の締め切り前日までに、リマインドのメールを送って出欠の返信を促すようにしましょう。
【メール文例】
お疲れ様です。○○部の□□です。
お忙しいところ申し訳ありません。
先日ご案内しました下記飲み会の出欠をお知らせいただきたく、再度ご連絡しております。
日時：○/○（□） 19時～
会場：居酒屋×××
参加費：5,000円
恐れ入りますが、明日（○/○）までに出欠をお知らせください。
よろしくお願い致します。
開催日間近に参加者宛に送る、リマインドメール文例
飲み会の日が近づいてきたら、参加予定者全員宛にリマインドのメールを送るようにしましょう。
基本的には予約しているお店の、人数変更の締め切り前が良いので、開催の3日前を目安に一度リマインドし、参加できなくなった人を確認しておきます。
さらに、前日または当日の朝にもう一度、最終のリマインドメールを送ってあげると親切です。
リマインドメール文例
お疲れ様です。○○部の□□です。
先日ご案内しました○○部飲み会の開催日が近づいてまいりましたので、参加者の方々に改めてご連絡しております。
日時：○/○（□） 19時～
会場：居酒屋●● http://xxxx.xxxx.xx
参加費：5,000円
万が一ご都合が悪くなってしまった場合は、お手数ですが本日中に○○までご連絡ください。
明日以降のキャンセルは会費が発生してしまいますのでご了承ください。
よろしくお願い致します。
飲み会前日または当日朝に送るリマインドメール
【リマインドメール最終版の文例】
お疲れ様です。○○部の□□です。
いよいよ明日（本日）、○○部飲み会です。
日時：○/○（□） 19時～
会場：居酒屋●● URL
参加費：5,000円
お忙しいとは思いますが、開始時間に間に合うように来ていただけると助かります。
もし道に迷われたりした場合は、□□（090-xxxx-xxxx）までご連絡ください。
それでは明日（本日）よろしくお願い致します。
事前に会費を徴収する場合のリマインドメール
もし会費を事前に徴収する、または当日徴収する予定の場合には、会費の回収のタイミングにも触れておくと、集金作業がスムーズに進みやすいです。
会費を事前徴収する場合のメール文例
お疲れ様です。○○部の□□です。
先日ご案内しました○○部飲み会の開催日が近づいてまいりましたので、参加者の方々に改めてご連絡しております。
先日もご案内している通り、会費は事前徴収となります。
本日から明日にかけて集金に伺いますので、ご用意をお願い致します。
日時：○/○（□） 19時～
会場：居酒屋●● URL
参加費：5,000円
万が一ご都合が悪くなってしまった場合は、お手数ですが本日中に○○までご連絡ください。
明日以降のキャンセルは会費が発生してしまいますのでご了承ください。
よろしくお願い致します。
会費を当日徴収する場合のメール文例
お疲れ様です。○○部の□□です。
先日ご案内しました○○部飲み会の開催日が近づいてまいりましたので、参加者の方々に改めてご連絡しております。
日時：○/○（□） 19時～
会場：居酒屋●● URL
参加費：5,000円
なお、会費は当日徴収となります。皆さまにはお手間をおかけいたしますが、
できるだけお釣りの出ない形で会費を用意していただけると助かります。
万が一ご都合が悪くなってしまった場合は、お手数ですが本日中に○○までご連絡ください。
また明日以降のキャンセルは会費が発生してしまいますのでご了承ください。
よろしくお願い致します。
予測力と気遣い力で、デキる幹事を目指そう！
幹事というのは仕事のマネジメントと同じで、全体を俯瞰して計画を立て、着実に実行をしながら、足りない部分をケアしていくというスキルが試されるもの。起こりえそうなことをきちんと考えておき、早めに手を打っておく、乗り遅れてしまう人をさりげなくケアしておく、そんな気遣い力も必要になります。
デキる飲み会幹事というのは、仕事の面でもデキる人である場合が多いと思います。あなたもスマートな予測力と気遣い力で、デキる幹事の称号を獲得してくださいね。
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著者・SPECIAL THANKS
いつまでたってもバタバタな働くママ。会社員歴9年＋専業ライター歴8年。
湘南生活6年生。5児＋1にゃんこのママ歴14年です。