【幹事さん必見】歓迎会の案内状作成マニュアルとテンプレート集

進級、進学、就職、異動、転勤、転職。春は別れの季節でもあり、新たな出会いに胸を躍らせる季節でもあります。職場での異動や転勤、もう少しすれば新入社員の入社など、新しい仲間を歓迎するイベントもたくさん!そこで今回は歓迎会を開催する時に知っておきたい、幹事のための案内状作成マニュアルをご紹介。案内状の作成ポイントを解説しながら、実際の案内時に使えるテンプレートもまとめていきますよ。(送別会・歓迎会)

【幹事さん必見】歓迎会の案内状作成マニュアルとテンプレート集

【幹事さん必見】歓迎会の案内状作成マニュアルとテンプレート集 

歓迎会の案内状を作る時、必ず含めておきたい内容とは?

もしあなたが歓迎会の案内状を作成する立場になってしまったら、以下の点は必ず押さえておくようにしましょう。

 

歓迎会の開催日時

歓迎会を開催する場所

③参加費用と支払い方法

歓迎会出席、欠席の有無

歓迎会幹事の連絡先

 

ちなみに会社で歓迎会を開催する場合、後々お金のことで悪印象を与えてしまわないよう、前もって参加費用はきっちりと知らせておくようにしましょう。またこの時に、参加費の徴収タイミングも知らせておくと、参加する側も準備がしやすくなるので、ぜひ忘れずに。

もし新入社員の歓迎会なら。使える案内状のメールテンプレート

以下はもし社内で新入社員の歓迎会を行う事になった場合、案内状として使えるメールのテンプレートです。ぜひ参考にしてみてくださいね。

件名:新入社員歓迎会のご案内



各位



お疲れ様です。○○部の△□です。

この度、当社では△△さんと○○さん、□□さんの3名の新入社員を迎えることとなりました。



つきましては、新入社員3名の今後の活躍を期待し、また心からの歓迎の意を込めて、下記のとおり歓迎会を開催致します。お忙しい時期かとは思いますが、できる限り予定を調整していただき、ぜひご出席くださいますようにお願い致します。



なお、勝手ではありますが、会場の準備の都合上、△月△日(○曜)までに幹事△□宛に出欠のお返事をご返信くださいますよう、よろしくお願い致します。



日時 平成○年○月○日(○曜) 午後△時△分~

場所 □□□□ (電話○○‐○○○‐○○○○)

会費 男性○,000円  女性△,000円(会費は前日までに徴収いたします)



幹事連絡先:電話○○○‐○○○○‐○○○○



以上

もしサークルや部で目上の方、年配の方を招くなら。使える手紙のテンプレート

職場だけでなく、サークルや部活動、同好会などの歓迎会というシーンもありますよね。基本的にはメールの案内で用は足りると思いますが、目上の方、年配の方を招くという場合は、手紙などで案内状を送付するシーンも出てくるかもしれません。特に年配の顧問の先生などには、失礼のないように郵送や手渡しという形で招待を贈りたいものです。今回は念のため、手紙のテンプレートもご紹介しておきます。

歓迎会のご案内」



拝啓 早春の候、皆様もお元気でお過ごしのことと存じます。



このたび、△月△日より当サークル「□□□」に、新規メンバーを○名迎えることができました。

つきましては、ささやかではありますが、新規メンバー○名の歓迎会を下記のとおり開催したいと思います。



新旧メンバーが一堂に集って、メンバーの親睦を深める機会となりますので、ぜひ皆様にご出席頂きますように宜しくお願いします。



出欠につきましては、下記にご記入頂き、○月○日までにご提出頂きますよう、ご協力お願いします。



日時 平成○年○月○日(○曜) 午後△時△分~

場所 □□□□ (電話○○‐○○○‐○○○○)

会費 お一人様 ○,○○○円(会費は当日集金します)



歓迎会幹事代表:○○○○(電話○○○‐○○○‐○○○○) 



-----------キリトリ線-----------



氏名

出席

欠席



歓迎会の案内状送付にも、ちょっとした気遣いを!

歓迎会の案内状を作成する時や、送付時にもいくつか気をつけておきたいポイントはあります。デキる幹事になるための、ちょっとした気遣いを以下に挙げておきたいと思います。

①案内状の表題は分かりやすいものとし、必ず読んでもらえるように工夫する

②遅くとも10日前には相手に届くように案内状を送ること

③多くの人に参加してもらえるように、参加を積極的に呼び掛ける文言も入れておく

 

案内状の出来次第で、参加、不参加の人数が変わってしまう事もあります。できるだけたくさんのメンバーで、思いやりを持って新人を迎える事ができるよう、幹事としても誠意を尽くすのを忘れずに。案内状は参加者とまだ見ぬ新人たちとを、最初につなげる作業にもなります。社会人らしく、気遣いのある案内状を用意する事ができれば、周囲の安心感、信頼感もアップするはずですよ。

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著者・SPECIAL THANKS

森山まなみ

森山まなみ

湘南エリアの真ん中で理想スローライフを追い求めつつも、いつまでたってもバタバタな働くママ。会社員歴9年+専業ライター歴8年。湘南生活6年生。5児+1にゃんこのママ歴14年です。

 

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