同窓会の事前準備編
同窓会の準備にあたっては、最初にしっかりとやるべきことを考えておかないと、思わぬ失敗の原因にもなってしまいます。まずは同窓会の開催予定日を決めるところから始めましょう。具体的には以下のタイムスケジュールで進めていくと、準備がスムーズに行えますよ。
①開催の半年前から4ヶ月前：同窓会の開催日を決める
②開催の4ヶ月～3ヶ月前：会場を選定し予約をする
同窓会を取りまとめる幹事メンバーが集まったら、いつ、どんな場所（会場）で同窓会を行なうか？をしっかりと決めておきましょう。基本的には参加人数に合わせて会場を選ぶ形になりますが、ホテルで開催するのか、レストランや居酒屋で開催するのかなど、同窓会の雰囲気や参加者の特徴なども考えながら、会場を選ぶようにしましょう。
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③開催の3ヶ月以上前：同窓会の会費の決定しておく
同窓会でかかる費用は、会場に支払う料金（会場使用料、飲食代、その他備品使用料など）や恩師へのプレゼント代、参加者への記念品代（写真現像代など）、案内状の印刷・発送にかかる諸費用、当日の備品代（名札、筆記用具など）など多岐に渡ります。これらの費用をきちんと考慮し、万が一に備えて多少のゆとりが残るくらいの予算を組み、会費を決定していくのが良いでしょう。
④開催の3ヶ月～2ヶ月前：当日の司会進行役を決め、案内状を発送する
同窓会当日の司会で望ましいのは、男女1名ずつを選び、2人で進行をしていくというもの。これは同窓会における定番の流れと言っても良いでしょう。直前や当日になって慌てることがないよう、前もってどのように司会進行していくのかを考えておきます。案内状も早めに発送しておき、十分に期間の余裕を持たせて出欠の返事がもらえるようにしておきましょう。
⑤開催の1ヶ月前：恩師や参加者へのプレゼント・記念品を準備
⑥開催の3週間～4週間前：会場に最終的な人数を連絡
会場に最終的な参加人数を連絡したり、プレゼントや記念品の準備を行うためにも、出欠状況の把握、管理はしっかりと行ってください。出欠の締切日以降にキャンセルが発生するケースも多くありますので、そんな時にはなるべく早く会場に連絡しておくようにしましょう。
同窓会の当日編
同窓会当日になったら、進行の最終確認と会場の音響チェック、受付準備などのため、なるべく早い時間に会場入りしておきましょう。どんなに最低でも1時間前には集まっておきたいところですが、会場がレストランや居酒屋などの場合は難しい事もあるかもしれません。そんな時はお店側と交渉、相談しておくのも大事になりますが、もしギリギリまで入店ができない場合は、近くのカフェなどで待機し、最終確認の打ち合わせを行っておきましょう。
同窓会当日の進行スケジュール例
①開会の挨拶（5分程度）
②乾杯の音頭
③歓談と会食（1時間～）
④恩師からの言葉、恩師への挨拶
⑤閉会の挨拶（3分程度）
⑥全体で写真撮影
以上が、同窓会の基本的な流れです。同窓会は会社の新年会や忘年会などと違い、余興がメインではなく、久々の再会、会話を楽しむのがメインとなります。歓談のための時間はたっぷりと取っておく方が良いですよ。もし会の合間に余興を入れる場合には、歓談と会食の後に入れる程度が良いでしょう。
同窓会の思い出に、記念写真を撮影する
同窓会の当日、幹事はカメラマンになって、同窓会中の写真を撮るのも思い出に残る記録になって良いものです。同窓会の最後を〆る記念撮影のタイミングでは、会場（お店）の方にお願いし、幹事も加わった全体写真を撮っておくようにしましょう。尚、当日の記念写真は、後日参加者全員に郵送するか、インターネットで画像を添付して送ってあげるなどの対応は忘れずに。
会場費を清算して、二次会へGO！
せっかく集まった懐かしい顔ぶれの同級生です。同窓会の後は2次会に行こう！という声も多いでしょう。もしあなたが幹事であれば、先に恩師を見送ったり、参加者への声がけ、見送りを行っておくのが大切になります。もし事前に2次会の会場を予約してある場合は、同窓会の終了前に2次会の会場を参加者に告知しておき、参加を呼びかけておきましょう。幹事は同窓会が終わった後もバタバタする可能性が高いので、会場費の清算は前もって済ませておくのがスムーズでしょう。
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著者・SPECIAL THANKS
森山まなみ
湘南エリアの真ん中で理想スローライフを追い求めつつも、いつまでたってもバタバタな働くママ。会社員歴9年＋専業ライター歴8年。湘南生活6年生。5児＋1にゃんこのママ歴14年です。
