【心に残る】幹事のための送別会司会進行&段取りガイド

春は出会いの季節、そして送別会のシーズン。今まで一緒に働いた苦労を分かち合いながら、新天地での活躍を応援するという、人としても大切な機会。あくまでも送られる個人が主役なので、そんなに堅苦しい会にはならないでしょうが、グダグダの送別会になってしまうのも相手に失礼。しっかりと段取り良く司会進行をして、心に残る送別会にしてあげたいものです。そこで今回は、送別会の司会進行の仕方、スムーズな段取りをガイドしていきたいと思います。送別会・歓迎会特集

【心に残る】幹事のための送別会司会進行&段取りガイド

送別会のシーズン。今まで一緒に働いた苦労を分かち合いながら、新天地での活躍を応援するという、人としても大切な機会。あくまでも送られる個人が主役なので、そんなに堅苦しい会にはならないでしょうが、グダグダの送別会になってしまうのも相手に失礼。

 

しっかりと段取り良く司会進行をして、心に残る送別会にしてあげたいものです。

そこで今回は、送別会の司会進行の仕方、スムーズな段取りをガイドしていきたいと思います。

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明るく和めるスタイルで送り出してあげよう

送別会というと、少し寂しくてしんみりとした空気になりがち。でも、新しい門出を祝う場でもあるので、司会進行役の幹事は、会を明るく和ませるスタイルにしてあげる方が良いでしょう。

一般的な送別会であれば、2時間ほどの会になる事が多いと思います。送られる側、送る側、それぞれの挨拶が入れ替わり立ち替わりあるため、スムーズな司会、進行が必須になりますよ。

まずは最も大切な「2つ」の段取りを

もし送別会の幹事が司会進行役を兼任する場合は、迅速な会場探しが必須送別会というは、会社だけではなく、大学やサークル、部活動などでも開かれています。良い会場はすぐに埋まってしまうので、早めの会場探し、予約が段取りの第一になります。

そして次に大事な段取りが、「贈る言葉」などの挨拶をしてもらう人。当日に挨拶をお願いする人も、事前に決めておかなくてはなりません。挨拶を頼まれた当人も、前もって挨拶の内容を考える準備が必要ですから、なるべく早い段階でお願いをしておきましょう。

参加者へ「案内状」を準備。送る相手には「招待状」を

送別会の日時と場所が決まったら、早速案内状に取り掛かります。必須項目は、送別会の目的、場所、時間、そして「会費」のことです。案内状はわかりやすさが第一で、会場の略式地図なども載せてあげると親切ですね。

ちなみに送られる側には、案内状ではなく「招待状」を送りましょう。間違っても、招待される人に参加費用を請求しないように気をつけてくださいね。

また、送別会のお知らせ方法ですが、参加者への案内状はメールで構いませんが、招待状は封書で、できれば手渡しの方が気持ちも伝わります。

送別会における具体的な司会進行例

さて、いよいよ大役の司会進行です。心に残る送別会にするために、幹事や司会、挨拶などの担当者は、事前にきちんと打ち合わせの上、予行練習はしてくださいね。

送別会の流れ
【1】開始の挨拶
【2】幹事の挨拶(幹事が別の場合)
【3】乾杯の挨拶
【4】会食をすすめる
【5】送る側代表の挨拶
【6】プレゼント進呈(記念品)
【7】送られる側の挨拶
【8】締めの挨拶
【9】閉会の挨拶            

【1】開始の挨拶

「今日は皆さんお集まり頂いて、ありがとうございます。これから◯◯さんの送別会を始めたいと思います。本日、この会の司会進行を務めさせていただきます◯◯です。どうぞ宜しくお願い致します」

 

【ここでのポイント!】 遅れて参加する人もいる場合がありますが、概ねの参加者が揃っていれば、基本的には時間通りに会を始めること。待ち時間が長くなるほど、ダラダラとした空気になってしまいます。

            

【2】幹事の挨拶(幹事が別の場合)

「まず、はじめに、この会の幹事である◯◯さんよりご挨拶いただきます。◯◯さん、よろしくお願い致します」

            

【3】乾杯の挨拶

「ここで、◯◯さんより乾杯の音頭をお願い致します。みなさん、グラスをご用意ください!」

 

【ここでのポイント!】 乾杯の音頭は、幹事が引き続き行うケースと直属の上司を頼む場合がありますよ。

            

【4】会食をすすめる

「みなさん、お食事の準備が整いました。しばらくご歓談ください」

 

【ここでのポイント!】 歓談の時間は概ね30分程度を見ておくのが望ましいでしょう。

            

【5】送る側代表の挨拶

「さて、◯◯さんはこの度、△△へ異動になりました。ここではぜひ、ご挨拶を○△さんからお願いいたします。」

 

【ここでのポイント!】 職場で最も関わりのあった上司などに、事前に挨拶をお願いしておきましょう。

            

【6】プレゼント進呈(記念品)

「○△さん、ありがとうございました。引き続き××一同より記念品と花束を用意いたしました。□□さんお願いいたします。」

 

【ここでのポイント!】 プレゼントを手渡す役は、事前に同僚や後輩などにお願いするケースが多いです。

            

【7】送られる側の挨拶

「それでは◯◯さん、一言お願いいたします」

 

【ここでのポイント!】 送られる当人の挨拶は送別会で最も重要。当人の気持ちの準備もあるので、司会進行役がタイミングを図ってあげて、声をかけるようにしましょう。

            

【8】締めの挨拶

「最後に締めの挨拶を、◯◯係長お願いいたします!」

 

【ここでのポイント!】 一本締めなど。(ちなみに地方によって、締めの仕方に違いがあることも)

            

【9】閉会の挨拶

「これをもちまして、◯◯さんの送別会を終わります。皆さん、ご参加ありがとうございました。気をつけてご帰宅ください」

 

【ここでのポイント!】 続いて二次会の席を設けている場合は、その内容をしっかりと付け加え、このタイミングで参加者に告知しましょう。

さいごに

送別会の司会進行は、事前準備や打ち合わせの有無で、スムーズさもかなり違ってきます。上記は一例ですが、状況や流れを自分なりに考えながら進めてみてください。

当日、司会進行役や幹事はゆっくりとはできませんが、一緒に働いた、汗を流した友を送り出した達成感は十分に得られるはずです。お世話になった大切な人に、感謝の気持ちを忘れない会にしましょう。

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著者・SPECIAL THANKS

森山まなみ

森山まなみ

湘南エリアの真ん中で理想スローライフを追い求めつつも、いつまでたってもバタバタな働くママ。会社員歴9年+専業ライター歴8年。湘南生活6年生。5児+1にゃんこのママ歴14年です。

 

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