飲み会後に忘れず連絡!集金&会計報告のお作法とメールテンプレート

デキる幹事は飲み会終了後も迅速です。そう、飲み会後の最後の仕事、会計報告。集金額とお会計の関係で、残金が出た場合や事後徴収の必要がある場合もありますよね。お作法と報告メールのテンプレートをご紹介します。飲み会翌日を目標に、片付けてしまいましょう。

飲み会後に忘れず連絡!集金&会計報告のお作法とメールテンプレート

飲み会後に忘れず連絡!集金&会計報告のお作法とメールテンプレート

飲み会が終了した瞬間、幹事は「あー、やっと終わったよ~」と肩の荷が下りた気分。でもでも、1つ忘れていませんか? 飲み会幹事の仕事は、開催当日だけでは終わりませんよ。そう、飲み会後の最後の仕事は「会計報告」なのです。特に会社関係の飲み会の後には大切になる、会計報告のお作法とテンプレートをご紹介していきます。

【お作法】飲み会後の会計報告は迅速に

飲み会の翌日は、一息つきたいでしょうし、仕事が忙しかったりするかもしれません。しかし最後の会計報告はできるだけ早めに行っておくのが吉。基本的に会計報告は飲み会翌日に行っておくのが基本です。もしその日が難しい場合でも、3日以内には報告をしておきたいところです。みんなの「お金」に関することですから、サボらず早めに報告するように心がけておくのが、デキる幹事のポイントですよ。

もし、残金が出てしまった場合はどう報告するのがいい?

飲み会の会費の徴収額と、お店への支払額がぴったりと合えば報告のみで問題はないのですが、もし残金が出てしまった場合には、お釣りの扱いに困りますよね。かといってイチイチ細かく割って、参加者に返金するのも大変です。特に1円や10円単位での割り勘や返金は、支払う方も集金する方も手間がかかって面倒なもの。それを考えると、次回以降の飲み会に充当しておくのがベターでしょう。どうしても残金に端数が出る場合は、「次回の飲み会繰り越し」という形を取りましょう。ただし、事前に会費を徴収していて極端に余った場合、例えば一人1,000円以上もの返金額が見込まれるときなどは、さすがに参加者にキャッシュバックしておく方が良いと思います。

知っておくと便利。メールでの会計報告の仕方

飲み会の会費は「事前徴収」「当日徴収」「事後徴収」の3パターンが主。今回は事前徴収及び当日徴収の場合、事後徴収の場合に分けて「会計報告」の仕方、実際に使えるメールテンプレートをご紹介していきたいと思います。

会計報告テンプレート(事前徴収及び当日徴収の場合)

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タイトル:○/○ □□部飲み会 会計報告

<収入の部>
会費
○○○○円×△△名=□□□□□円
○○○○円×△△名=□□□□□円
合計 □□□□□円

<支出の部>
居酒屋×××
飲食費 ○○○○円×△△名=□□□□□円
景品代 ○○○○円
合計 □□□□□円

<残金>
○○○円
次回の飲み会に繰り越し
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会計報告テンプレート(事後徴収で集金が必要な場合)

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タイトル:○/○ □□部飲み会 会計報告及び集金のお知らせ

<支出>
居酒屋×××
飲食費 ○○○○円×△△名=□□□□□円
景品代 ○○○○円
合計 □□□□□円

<集金金額>
課長以上 □□□□円
課長未満 □□□□円
女性   □□□□円
合計  □□□□□円

<残金>
○○○円
次回の飲み会に繰り越し

会費は後日集金に伺いますのでよろしくお願いします。

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※領収書またはレシートを添付します。
メールで送る場合はスキャンしてPDFを添付すると良いでしょう。

※役職や男女で会費が違う場合は、それぞれの会費×人数を記載し、合計金額を記載します。
※クーポン等で割引があった場合や、幹事無料等の特典が付くケースもありますが、その場合は特典として明記しましょう。

例:
飲食費 @@○○○○円×△△円=□□□□□円
割引特典 ○○○○円
支払合計 □□□□□円

※上司から多めに費用を出していただいた場合は、「ご厚志」や「酒肴料」などして<収入の部>の明細に記載します。ただ、複数の上司からいただいた場合、個々の金額を記載するのはNGです。同じ金額なら良いのですが、それぞれ金額が違った場合に金額を記載するのは上司の顔に泥を塗ることにもなりかねません。合計金額のみを記載しましょう。

※また、二次会が開催された場合、残金を二次会費用に充てることはしません。少額だからと気にしない人もいますが、「私は二次会参加していないのに」と思う人もいます。
二次会費用に充てて良いのは、一次会参加者が全員二次会に参加する場合のみ。余っているからといって勝手に二次会費用の足しにはしないでくださいね。

※集金はあまり日が経たないうちに、お昼休みや定時後などの仕事ではない時間を利用して回るようにしましょう。

 

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著者・SPECIAL THANKS

森山まなみ

森山まなみ

湘南エリアの真ん中で理想スローライフを追い求めつつも、
いつまでたってもバタバタな働くママ。会社員歴9年+専業ライター歴8年。
湘南生活6年生。5児+1にゃんこのママ歴14年です。

 

 

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