主賓がドタキャン!歓迎会でやるべきことは?などなど・・・飲み会のお悩み解決Q&A

お悩み中の幹事さん必見!忘年会から新年会、送別会、歓迎会、同窓会、合コン、結婚式二次会まで、飲み会の幹事さんが知っておきたい疑問やトラブル対処方法をQ&A形式でまとめました。

主賓がドタキャン!歓迎会でやるべきことは?などなど・・・飲み会のお悩み解決Q&A

【幹事さんの基礎講座】宴会のお悩み解決!Q&A

 

トラブル対処のQ&A

Q:会場に行ったら予約できていなかった!!

A:まもなく参加者がやってくるのに会場がない…。こんな悲劇を避けるためにも事前に以下のチェックを忘れずに。
1)会場の下見の際に、店長へ挨拶して名刺交換しておく。
2)当日の担当者がいれば、あらためて挨拶と名刺交換をする。
3)前日に再度、宴会の内容を電話で確認する。

■万が一起きてしまったら…
会場側のミスであれば、すぐに別の会場を用意してもらおう。幹事のミスならば、近場で会場になる場所を必死で探す。こうなったら雰囲気よりもまず、店を押さえることが先決。大型店のほうがキャパシティがあるので、スムーズに入れる可能性が高い。会場の変更は仲間に頼んで、別の会場に誘導してもらおう。

Q:参加者が足りないときは?

A:参加者が予約数に足りないことでまず困るのが予算だ。当日になってからドタキャンだらけ、という事態は何が何でも避けるべし。参加者には2~3日前に再度告知をし、急遽欠席することになった人には早めの連絡を促そう。メールが不安な年配の上司には、口頭でも告知。あまりにも欠席者が多い場合は、日程変更の検討も視野に入れる。数日前に事態が分かれば、臨機応変な対応が可能だ。

■万が一起きてしまったら…
交通事情や体調不良など、当日の急なトラブルで参加者が減ることがあるかもしれない。会場側に欠席者分のディスカウント頼むのは、多くの場合ムリなので、お金が足りないことを承知の上で粛々と開催するしかない。とはいえ、幹事は常に明るい笑顔でしっかり宴会は盛り上げよう。負担については、後日、上司や参加者に相談して検討を。

Q:主賓がドタキャン!?

A:乾杯や締めの挨拶ならば代役を立てることもできるが、肝心の主役が欠席ではそうもいかない…。できる限り、日程を主賓に確実に出席してもらえる日を決めておこう。あらかじめいくつかの候補日を用意して、余裕をもって選んでもらうのもポイントだ。

■万が一起きてしまったら…
理解が得られそうな理由ならば、集まってきた人たちにしっかりと理由を説明しよう。ここは幹事の機転の利かせどころ。会の趣旨を変えるなどして、せっかくの宴会・パーティを楽しもう。

Q:会場を思いっきり汚してしまったときは?

A:盛り上がりすぎて起こるこのトラブル。グラスを割ってしまったり、ドリンクをこぼしてしまったり。幹事はこんなことが起こらないように、楽しみながらも参加者を常に観察。テーブルの端においてあるグラスなどにも目を配って。酔っ払って動きが大きくなっている人を見たら要注意。近くの食事や飲み物に気をつけよう。

■万が一起きてしまったら…
モノが壊れたり、汚してしまった場合はきちんと会場側に伝えよう。酔っ払った人が戻してしまったような場合、本人だけで後始末をするのは難しい場合がほとんど。幹事として、落ち着いてしっかり対応したい。トラブルがあっても、次の宴会にも使いたくなるような付き合いに発展するかどうかは、幹事の誠意次第だ。

Q:参加者が粗相をしたときは?

A:普段おとなしい人が、酔っ払うと説教くさくなったり、大声を出したり、暴れたりするのはよくあるパターン。中には急に脱ぎだしちゃう人もいたり。こんな人に限ってお酒が大好きなので、当日飲ませないというのはまず無理。悪酔いさせないように、幹事が目を光らせておこう。お酒の勢いで急に騒ぐ人。泥酔して帰れない人。そんな多くの困った人たちの回収も立派な幹事の仕事。

■万が一起きてしまったら…
問題が起きた場合、その場で怒ったり、説教をしてもよい結果にはならない。火に油をそそいでしまって騒ぎを大きくするのではなく、周囲の参加者から引き離して、ゆっくり話を聞いてあげるなど、クールダウンしてあげるぐらいの気構えでいたい。

Q:思いっきり予算オーバー!!

A:お酒や料理が不足気味になり、上司や先輩が勝手に追加の注文をしてしまうことがよくある。幹事は顔色真っ青なんていうことにならないように、事前準備を抜かりなく。
1)最初から不足しないように料理・ドリンクを注文する。
2)飲む量が多そうだったら、飲み放題プランに。
3)宴会スタート時に、メニューの内容と決まりを参加者に伝える。

■万が一起きてしまったら…
予備費がある場合は補填できるが、それでも足りない場合は再度参加者から追加料金を徴収することに。万が一、現金が不足してしまう事態になったら、お店に素直に事態を説明し、誠意を持って後日の支払いを約束しよう。または、一旦クレジットカードで支払い、後日徴収するなど機転を利かせて。

Q:会場に忘れ物をしてしまったときは?

A:無事に宴会やパーティを終えて、お開きになった後忘れ物に気づく。よくあることです。忘れ物をした人は、誰より先に幹事に泣きついてくる。そこで、お開きの時には「忘れ物のないように一度確認してください」のひと言を。そこから会場をきちんと見回して、忘れ物がないかどうかチェックしよう。持ち主よりも先に忘れ物に気づくのがデキル幹事だ。

■万が一起きてしまったら…
もし忘れ物に気づいたら、会場に連絡して忘れ物を探してもらい、保管を頼もう。お店にもなかった場合は…、各自の大人の責任といいたいところだが、忘れ物探しに付き合ってくれるような幹事なら参加者は感謝感激!

 

忘年会のお悩み解決Q&A

Q:忘年会を盛り上げるには?

A:みんなで一年を振り返られる忘年会がいい忘年会。会社の忘年会なら、一年のお互いの労をねぎらおう。例えば最近では、年間MVPの表彰をしたり、一年を写真のスライドショーやムービーで振り返るのが定番になっている。暮れの行事にちなみ、サンタクロースの仮装やクリスマスケーキの用意、プレゼント交換などの催しもおすすめ。

Q:忘年会で一番見かけるトラブルって?

A:年の暮れで、休みの前ともなるとつい開放的な気分に。そんなとき、一番多いトラブルが飲みすぎだ。無礼講だといって上司に失礼な口を効いてしまったり、粗相をしてせっかくの楽しい宴会を台無しにしてしまうことだけは避けたい。幹事はみんなのお酒の量にも目を配っておこう。

Q:忘年会っていつ頃に予約したらいいの?

A:忘年会は一年の締めくくり。今年を振り返るようなら、それはもはや忘年会だ。人気店への予約は早ければ夏のうちにはじまることもある。会社の大規模な忘年会も2ヶ月には前もって予約をしておくと、より安心だ。会社の一般的な忘年会でも1ヶ月前にはお店を予約しよう。

Q:全員の日予定が合わない場合は?

A:忘年会シーズンは一年で一番あわただしい時期だけに、全員の予定が合わないことはしばしば。 1ヶ月には前もって日取りを決めておきたいところだ。それでも都合が合わないメンバーがいる場合は、社長や上司をはじめとするメインゲストの予定を軸に、なるだけ多くの人に参加してもらえるようにしよう。一次会がどうしても出席不可なら、二次会から参加してもらうのもいいだろう。

Q:大人数をうまくまとめるには?

A:会社の忘年会は大人数になりがちで、全体をまとめるのはなかなか難しい。そんなときのことも考えて、幹事は複数人いると心強い。全員が興味を集めやすいスライドショーや、中締めのような挨拶を適宜入れていくと、メリハリがついて一体感が高まる。

Q:遅れてきた人への配慮は?乾杯は待つべき?

A:乾杯を定刻にしたいけれど、参加者が揃わない…。全員集合してから乾杯するのが理想だが、待ち時間が長くなってしまうようなら、メインゲストがそろっていることを確認し、頃合いを見て乾杯をしよう。忘年会は楽しいのが信条。仕方なく遅れてしまった参加者を責めたりせず、あらためて全員集合時に乾杯するのもよし。

Q:宴会中の挨拶やスピーチのタイミングは?

A:盛り上がっている最中のスピーチや、締めの挨拶のタイミングは難しいもの。まずは料理の具合を見て、食べ終わって次の皿が運ばれるまでの時間を基本に考えよう。おしゃべりで賑やかな会場でも、ハッキリと大きな声で呼びかければ、自然と幹事に注目が集まる。

Q:二次会のお店はいつ探す?

A:大抵の場合は、あらかじめ2次会の予約までしておくもの。寒空を大人数でウロウロすることくらいサムいことはない。一次会で食べ飲みする量も考えながら、二次会ではデザートをメインにしたり、静かに飲んだりと、趣向を変えるのもいいだろう。 二次会の会場までスムーズに参加者を案内できるようなら幹事合格!

 

新年会のお悩み解決Q&A

Q:新年会で気をつけることは?

A:新年を祝い、その年の活躍を期待しあうのが新年会だ。 会社の新年会なら、たいていは社長や上司が今年一年をどうして行くのか、方針や抱負を語るだろう。この方針に沿って、新しい気持ちで頑張ろうというのが新年会だ。一年のスタートにふさわしい、明るく楽しい宴会を組み立てよう。

Q:新年会を盛り上げるコツは?

A:新年らしい明るく華やかなイベントを盛り込むのが成功のコツ。乾杯は日本酒の一合瓶を配ったり、大きな会社の新年会なら鏡開きも盛り上がる。晴れ着での参加を促してもいいかも。

Q:新年会、盛り上げの工夫って?

A:お正月らしい装飾で会場を飾ったり、お年玉や景品を用意してのビンゴ大会など、普段の宴会よりちょっと豪華な印象がベター。また、宴会中は一人ひとりにショートスピーチで新年の抱負を語ってもらうのもおすすめだ。あまりまじめな抱負ではなく、今年ちょっとやりたいことを発表してもらう程度にしよう。

Q:いつまでが新年会シーズン?

A:新年会の開始は、1月1日正午から、遅くとも1月中には開催したいところ。プライベートの小さな規模であれば、参加者が年明け初めて会う機会でもいいだろう。

 

送別会のお悩み解決Q&A

Q:送別会って、どんなときにする?

A:異動者や退職者のこれまでを慰労する。また、晴れやかな門出を祝福し、次のステップに送り出してあげるのが送別会の主旨。送別会は、異動や退職の理由によっても雰囲気が変わりがち。他の会と比べてやや感傷的な気分になりやすいので、幹事も配慮が必要だ。

Q:定年退職の送別会、何に気をつけたらいい?

A:長年の功績をたたえて、退職を祝福しよう。 定年退職の場合、新しい人生のスタートにもなる。親しい仲間、後輩の人も含めて大勢集めて、できるだけ感動的なセレモニーにしよう。例えば、ゆかりの人をゲストに呼んだり、思い出の品や、過去の写真のスライドショーを用意するのもいいだろう。やや手の込んだ演出で盛大に祝ってあげるのがポイントだ。

Q:途中退職者の送別会、何に気をつけたらいい?

A:自己の都合で退職する場合、次の転職先などについて本人が喜んでいるのなら、明るい前途を祈ってみんなでお祝いしてあげよう。あまり本人から話されていない場合は、触れないほうがいいこともある。それまでの交流を懐かしんで、励ますように送り出してあげよう。

Q:異動者の送別会、何に気をつけたらいい?

A:異動の理由で雰囲気が変わることがあるのが、異動者の送別会だ。望まれたものではなく、純粋にお祝いできない異動だとしても、宴会では明るく本人を励ましてあげよう。幹事としては、本人が本音をもらして、送別会が荒れたりなどしないように気をつけること。もちろん望ましい異動の場合は賑やかになるに越したことはないが、その場合は残る人たちへの気配りを忘れずに。演出は、記念品や花束の贈呈がオーソドックスに喜ばれる。

Q:送別会、出し物やプレゼントの選び方は?

A:送別会に欠かせないのが、思い出話のコーナーだ。今まで一緒にやってきた仲間から、これまでの思い出や功績を語ってもらおう。もちろん事前にお願いをしておくのがベスト。プレゼントを贈る場合は、その人が何を好きなのか、親しかった人たちに聞くなどしてしっかり吟味しよう。思いやりのプレゼントは相手の心にぐっと響くはずだ。

Q:一身上の都合の退職。送別会はやる?やらない?

A:誰にも相談することなく退職することを決めているようなとき、送別会を開くかどうかはケースバイケースだ。とはいえ、どんな理由であれ送別してあげるだけのゆとりは持っていたいところ。会社の部署を挙げて送別会を開催するのが憚られるなら、個人的に友好の深かったメンバーで開催するのがいいだろう。本人の気持ちに配慮して、つつましくも門出を祝ってあげられたら、本当の名幹事だ。

 

歓迎会のお悩み解決Q&A

Q:新人歓迎会でやるべきことは?

A:新人の歓迎会は、新入社員と先輩が交流することが主旨。新入社員が先輩社員を知り、先輩も新入社員の面倒を見るきっかけをつくるために行う。ただの飲み会ではない。社会人の飲み方を教育する場でもあるのだ。そのためには酔っ払いすぎる新入社員が出ることに注意しつつ、先輩と新人が交流を持てるようにしよう。事前に新人の情報を共有したり、顔と名前が覚えられる工夫も大切だ。

Q:異動者の歓迎会のポイントは?

A:何かと気を使うことが多いのが、異動者の歓迎会。人事異動の実情は複雑だ。活躍を期待された場合もあれば、前の部署でなにかの失敗をして異動してくることもあるかもしれない。異動の経緯についてはあまり深く突っ込まないのが基本。また、席次にも注意しよう。異動してきた人の立場、年齢などバランスを考えて、全員が和やかに過ごせるように配慮しよう。

Q:歓迎会っていつまでにやるもの?

A:新人の歓迎会の場合、遅くとも新人が来てから1ヶ月以内には開催してあげよう。新年度が始まる4月は歓迎会が集中する時期なので会場の予約は早めに。一方、異動の場合は季節を問わず年中ある。たとえ季節はずれであっても、歓迎会はなるべく開催してあげよう。異動者との親密さも一気にアップすること間違いなしだ。

Q:本人をリラックスさせてあげるには?

A:歓迎会での要注意は“主役不在”になってしまうこと。部署のメンバーでしかわからないような内輪ネタで盛り上がってしまうようだと、新人は不安になってしまったり、歓迎されている気分にはならないだろう。メンバーネタを話す時には、新人に“こいつはこんなヤツだ”と教えてあげるスタンスで会話しよう。また、新人にお酒を注がせるのではなく、みんなから注いでもらえるよう、場をエスコートしてあげられるようならバッチリだ。

 

 

同窓会のお悩み解決Q&A

Q:同窓会って?

A:同窓会は、かつて親交の深かった同級生や友人と、年月を経て当時を懐かしむのが主旨。挨拶も硬くならずに、当時の思い出を笑いを交えて紹介しよう。少し気をつけたいのが、当時との変化についての話題。苦労の多い年月を過ごしてきたメンバーもいるかもしれない。あまりナイーブな話題には触れずに、明るく当時を懐かしむのがいいだろう。

Q:同窓会を成功させるコツは?

A:同窓会の場を盛り上げるのに必須なのが、当時の振り返り。校舎や教室、学園祭など、当時の写真のスライドショーを準備するのが、最近ではごく当たり前になっている。もし可能であれば、恩師をゲストとして招待しよう。年月を経ても、お世話になった先生のことは覚えているもの。当時の記憶を思い起こさせてくれるはずだ。

Q:どこまで声をかける?

A:年月が経てば、かつての仲間も引越しや結婚など、住む場所や生活に変化があるかもしれない。小規模で開催する場合は、気心知れたメンバーで集まるのもいいが、恩師を呼んでしっかりとやる場合は、できるだけクラスのみんなに声をかけよう。思いやりのある幹事なら、子どもの頃の思い出を共有できる仲間を一人でも多く集めたいところだ。

Q:昔の友達の顔と名前が一致しない!?

A:卒業から年月が経つと、正直、昔の友達の名前を忘れてしまうことも…。当時と姓が変わっているメンバーもいるだろうし、顔を見てもとっさに名前が出てこないこともあるだろう。そんな時のために、参加者のネームプレートを準備。受付で渡そう。

Q:幹事は何人でやればいい?

A:同窓会の幹事は男女2人以上。一クラス30人程度を集めるなら、5人ほどの主催者が欲しい。同窓会の成否は、参加者をたくさん集めることができるかにかかっている。当時からクラスで顔の広かったメンバーを巻き込んで、積極的に声掛けしよう。

 

合コン・コンパのお悩み解決Q&A

Q:合コンならではのポイントは?

A:合コン・コンパは、男女の親睦を深めるのが主旨。合コンが楽しく有意義に過ごせるかは幹事の腕次第だ。場の盛り上げ、解散するタイミングの判断、適切な席替え、連絡先交換のうまい促し等々、幹事の役割は重大だ。幹事として優秀なら合コン後に好感度もアップ!

Q:気をつけたいことは?

A:よくあるのが、女性陣と男性陣がそれぞれの内輪ネタで盛り上がってしまい、宴席がバラバラになってしまうこと。そんなことにならないよう、男女の席次をバランスよく調整したり、男女から1人ずつ幹事を出しておいて、全体として盛り上がるようにケアするのがいいだろう。

Q:人数が合わない時は?

A:男女の人数がちょうど同じでなくても、楽しい合コンにすることはできる。女性が少なければ、メインの席に座らせてあげて、なるだけ多くの人と話が出来るように工夫するのも効果的だ。 男女比がかわると、会話の内容も偏りがちだ。みんなが楽しめるように、目を光らせるのも幹事の仕事だ。

Q:合コンの会計はどうすればいい?

A:合コンは会費制が基本。日取りの案内のときに料金を知らせておき、来場時に徴収するのがいいだろう。男女の支払額は、女性に優しい会計を心がけつつ、男性陣の過度の負担を軽減するなど、適切な調整力が求められる。一次会で盛り上がって、予定していなかった二次会に行く場合も想定しておこう。

 

結婚式二次会のお悩み解決Q&A

Q:結婚式二次会で気をつけることは?

A:二次会は親しい仲間や友人だけが集まるので、披露宴とは違ってくだけた会になるのが特徴だ。気をつけたいのは、新郎側、新婦側それぞれの知り合い同士で勝手に盛り上がってしまうこと。新郎と新婦のそれぞれの友人が交流できるようにすることが成功のポイント。せっかく集まった新郎新婦の友人。ぜひ、みんな知り合いになって帰ってもらおう。

Q:盛り上げるコツは?

A:少し堅苦しい披露宴から開放され、二次会はパーっといきたいところだが、計画もなしに始めてしまうと、とりとめのないただの飲み会になってしまう。ミニゲームやサプライズイベントを取り入れて、バランスよく楽しめるような演出を考えよう。また、出席者のほとんどは、お互いの友人。合コンのような演出にしてみたり、なるべく全員が知り合いになれるようなパーティーを組み立てたい。

Q:お店選びはどうしたら?

A:多様化している二次会のスタイル。同時にそれに合わせた会場選びも、思い出に残る二次会になるかどうかの重要なポイントとなる。最近では料理も充実しているレストランでの二次会に人気が集まっているので、特に人気の高い会場であれば、なおさら早目の予約は必至事項だ。インターネットや口コミで情報を集め、気になる会場があったら早目にチェックし、押さえるようにしよう。

Q:結婚式二次会をスマートに決めるには?

A:結婚式の二次会は頼まれた幹事の腕の見せ所。会場選びに始まり、サプライズイベントの準備や演出、ゲームの企画、アイテムや賞品の調達など、幹事がどのように企画するかによって盛り上がり度がかなり変わってくる。結婚式二次会については次のWebサイトが参考になるので、目を通しておくといいだろう。

  

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