またお会いしましたね。どうも、「幹事博士」です。
いよいよ今年も忘年会シーズン到来。
この一年にあった良くない出来事は、お酒を飲んですべてパーッと忘れましょう!
しかし、忘年会あるところに幹事あり。
忘年会シーズンの到来は、幹事が頭を悩ませる季節の訪れでもあります。
とくに、今年はじめて忘年会の幹事を任された方は、まずは何からはじめたらいいのかもわからずに右往左往しているのではないでしょうか…?
【幹事1年生の教科書】忘年会を成功に導くお店選びのテクニック
前回の記事では、「幹事の心構え」「お店選びのコツ」をお教えしましたが、今回は「日程の調整」「当日のドタキャン」についてお話したいと思います。
それではさっそく今回も、幹事1年生のための「はじめて忘年会の幹事をする際に気をつけるべきポイント」の授業を開講します! どうぞよろしくお願い致します!
うえ~ん! うえ~ん! 幹事のやり方がわからないよ~!
ちなみに、あちらで忘年会の幹事に抜擢されたけど、何をしたらいいのかわからなくて号泣しているのが「クソ幹事くん」です。
今年で31歳です
たのむからゆとり世代であってくれよ。
ステップ3
参加者全員の日程を合わせるのは無理ゲー
さて、前回はお店選びまで話したけど、次はいよいよ「日程の調整」だ。
えー、お店を決めたら、もう幹事の仕事は終わりじゃないんですかぁ~?
幹事はそんな甘いもんじゃないよ。むしろ、参加者が多ければ多いほど、お店選びよりも、日程調整は難易度が上がると言われているんだ。
そ、そんなぁ~~!? なんとかしてくださいよ、博士! みんなのスケジュールを合わせる秘策はないんですか?
第一に大切なのは「かなり前から予定を押さえておいてもらう」ということだね。
“かなり前”ってどれくらい前のことですか?
う~ん、そうだなぁ、12月に忘年会があるなら、10月下旬~11月初旬ごろには、『〇月×日は忘年会なので絶対に空けといてくださいね!』と、こちらで勝手に日程を決めちゃって、みんなに通達しておいてもいいかもね。
なるほど! そんなに先の予定なら、さすがにまだ空きが多いと思うから、少しくらいなら調整してくれそうですもんね!
それにもし万が一、指定した日に、どうしても動かせない予定がすでに決まっている人がいたとしても、そんなに先の予定なら、まだ忘年会自体の日程変更も十分、可能だからね。
なるほど~、でも、残念ながらそのテクニックは使えませんね
え、どうしてだい?
なぜなら、もう来週には忘年会を開催しないといけないからですよ!!!!
えー! なんで、そんなにギリギリまで放置していたのっ!?
“人のために何かやる”っていう発想が僕の中にないんで、ついつい後回しにしている間に時間だけが過ぎちゃったんですよね…
なんで、キミが幹事に選ばれたの?
すみません…
まあ、今さらどうこう言っても仕方ない!
とにかく急いで、みんなのスケジュールを確認しないと!
わかりました! でもなぁ…いちいち全ての参加者に『いつが都合いいですか?』ってメールや電話をして、一人一人とやり取りをしていたら、けっこう時間がかかりそうだなぁ…
そんな場合は、日程調整ツールに記入してもらおう。
ネット上には便利なツールがたくさんあるので活用しない手はないよ!
日程調整ツールって何ですか?
簡単に説明すると、専用ページに記入してもらったみんなのスケジュールを、一括で管理できちゃう便利なウェブサービスのことだよ!
なるほど! それはたしかに便利ですね! さっそく、日程調整ツールを使って、みんなのスケジュールを合わせます!
ちなみに、私のオススメは「調整丸」だよ!
ぜひ、このサービスを使ってみてね!
「なんで、数ある日程調整ツールの中から、調整丸をオススメしたんですか? 何か理由はあるんですか?」
そんなの「ぐるなびさんに媚びるため」に決まってるだろ。
正直すぎ
ステップ4
当日のドタキャンはどう対応するべきか?
ふぅ~、なんとかお店も日程も決まったぞ!
一時はどうなることかと思ったけど、よかったよかった!
これで幹事から解放されるぅ~
ダニ
え、ダニ? どこですか? どこにいるんですか? 刺されたら嫌だなぁ
お前のことだよ! 顔ダニ野郎!
「!?」
幹事の仕事は、忘年会の当日まで続くんだぞ!
ホッと一息ついてる場合じゃない! 忘年会は戦場だ!
今年のぐるなび忘年会のキャッチコピーは「忘年会はお祭りだ。」なのに、それを全否定するようなこと言って大丈夫なんですか…?
いや、忘年会はお祭りだよ! ただ、幹事にとっては戦場だってことだよ!
そして、キミは今、そんな戦場で銃を置いて、一休みしていたんだぞ!
そんなの後ろから「ドタキャン」という兵士に撃たれかねないからな!
例え話に、例え話がトッピングされて、何を言っているのかわかりません! ドタキャンってどういうことですか?
忘年会の最大の問題。それは「当日のドタキャン」だ。
当日のドタキャン?
コース料理を人数分予約していた場合、お店によっては欠席者の料金も払わなければならないことがある。そうなってしまったら、忘年会を赤字にしてしまいかねない。
忘年会を赤字にしてしまった場合、どうなるんですか…?
キミがその分を負担しなくてはいけなくなる。
そ、そんなバカな!? 僕はこんなにがんばって幹事をやっているのに、この上さらに、不足分を補てんしないといけないんですか!?
だって、キミは幹事だからね。
くっそー! 許すまじ、ドタキャン!
だから、少しでもドタキャンを減らすために、忘年会の前日と当日には、リマインドメールを送ろう。
「忘年会があるのすら忘れていた」というウッカリ屋さんのためにも、そういった細かいフォローは大切だね。
なるほど! リマインドメールを送ればドタキャン率はゼロになるわけですね
いや、ここまでやってもドタキャンを完全にゼロにすることは、ほぼ不可能だよ。
え~~~!? そ、そんなぁ…ひどいよ! 大人なんだから、参加するって言った以上は、何があっても来てもらわないと困るよ!
人がたくさん集まる忘年会だから、ひとりやふたりは、予期せぬ出来事が発生してしまい、行きたくても行けない人が出てくるのは、仕方がないよ。
いや、でも、こっちはもう用意しちゃってるんだし、料金も発生するわけだし、何があっても来てもらわないと困る!
身内に不幸があったり、急いで解決しないといけないクレーム案件が発生した人にも、キミは同じことが言えるかい?
うっ……
わかってくれたかい? ドタキャンがすべて悪いと言うわけではないんだよ。
「ドタキャン憎んで、人は憎まず」の精神でいこうじゃないか。
ドタキャン憎んで、人は憎まず…
むしろ、欠席しなくてはいけなくなった人を「ここは俺にまかせろ。お前は気にせず早く行け!」と言えるのが最高の幹事なんじゃないかな?
めっちゃ良いこと言うじゃないですか、博士!
そんなカッコいいセリフを言うためにも、あらかじめドタキャンがあることを前提として動くことが大事なんだよ。
なるほど、全員が参加してくれると思うから、ドタキャンがあった時に腹が立つのか! もともと、ドタキャンがあると思って動いておけば、その予防になる! でも、具体的には、どうすればいいんですか?
たとえば、ドタキャンしたら料金が発生することを事前に伝えておくというのもひとつの手だよね。
なるほど! ドタキャンした後に請求すると、『そんなの知らなかった』とトラブルになりかねないけど、事前に伝えておけば、ドタキャンした人の方から『この間は、ごめんね…』と支払いに来てくれそうですね
あと、会費を前払いにして、多めに集めておくという方法もあるよ。
「大目に」というのは、2~3人くらいドタキャンが出ても大丈夫なくらいの金額だね。
もちろん、ドタキャンが出なかった場合は、多めに集めていた分、後日、みんなに返金しないといけないよ!
ふむふむ、あとから足りなかった分を請求されたら損した気分になるけど、あとから余った分を返金されたら得した気分になるかもしれないなぁ
そういうことだね
でも、博士! それでも! そこまでやっていても、まだ赤字が出るくらいドタキャンが発生してしまったら、どうしたらいいんでしょうか?
最終手段は、「上司に相談する」だね。
上司に相談? そうしたらどうなるんですか?
上司が多めに出してくれる、かもしれない。
本当に最終手段ですね
すみません、数名のキャンセルが出てしまいまして……赤字になってしまいそうで……どうしましょう?」と泣きそうな顔で相談したら、大抵の上司は渋々ながらも「じゃあ、いいよ。俺が出しておくよ」と言ってくれるはず。
なるほど
ただ、忘れてはいけないのは上司の漢気です! 「上司なんだから出して当たり前」の精神は絶対にダメ。「部長が多めに出してくれましたー! みんな、お礼を言っておけよー!」と全員に聞こえるようにアナウンスいましょう! 上司にちゃんと生きたお金を使わせてあげるのも幹事の役目!
たしかに、『上司なんだから出して当たり前』と思うのは、よくないですね。でも、もし、上司が出してくれなかったら?
そんな上司はクズだ! 上司なんだから出して当たり前なんだよ!
言ってることがコロコロ変わってる…!?
とはいえ、参加者のみなさんは、なるべくドタキャンはしないようにお願いしますよ! これはマジで!
というわけで、幹事1年生のために、忘年会を成功させるためのノウハウをお送りしてまいりました。
幹事の嫌な面ばかりを見せてしまったかもしれませんが、決してそんなことはありません。
忘年会はお祭りです。
あなたの仕切りで、みんなが笑顔になることを願っております…
ハッ…!? なんだ…ゆ、夢かぁ……
(コンコン)
失礼します。九鼠神治(くそかんじ)新社長、もう間もなく社長就任の記者会見が始まりますので、そろそろご準備をお願いします
ん? ああ、もうそんな時間か…すぐ行く
はい、お願い致します
「……」
社長…どうかなさいましたか?
え?
何か少しボーっとされているご様子なので
ああっ、いや、なに、少し夢を見ていただけさ…
そうでしたか、それは…いい夢でしたか?
そうだなぁ…遠い遠い昔の…すごく懐かしい夢だったよ…
「それはよかった。それでは、私は一足先に会場でお待ちしておりますね」
ああ、すぐ行く、あっ、そうだ、キミ!
はい?
「キミに、忘年会の幹事をお願いしてもいいかな?」
忘年会の幹事。
それは、あなたのサクセスストーリーの第一歩かもしれません。
あなたの忘年会の成功を「ぐるなび」は応援しています!
(おしまい)
著者・SPECIAL THANKS